Cтатья приводится в авторской редакции
В Голландии есть любопытная традиция, которой следуют практически все граждане страны: уходя из дома, они непременно широко раздвигают шторы — так, чтобы с улицы было видно, что происходит в помещении.
Если вдруг днем у кого-то окна занавешены — это для людей из соседских квартир повод справиться о том, все ли в порядке, а в некоторых случаях — даже вызвать полицию. В ответ на расспросы иностранцев, голландцы сдержанно говорят: «У нас так положено. Так мы подчеркиваем, что нам нечего скрывать от других людей». Да, разные мы с голландцами, разные. Для людей российского менталитета подобная «прозрачность», пожалуй, стала бы поводом для невроза. Правда, до такого рода демонстраций добропорядочности и законопослушности в плане личной жизни у нас пока не дошло, а вот если говорить о работе…
С чем раньше, лет двадцать назад, у большинства людей ассоциировалось понятие «учреждение»? С коридорно-кабинетной системой, бесчисленными дверями и табличками на них, деловито перебегающими из кабинета в кабинет сотрудниками и спонтанно возникающими то тут, то там чаепитиями в то время, как озабоченный посетитель подолгу ждет нужного ему ответа…
Кое-где на советском пространстве применялась система оpen space — хотя, конечно, никто тогда такого выражения слыхом не слыхивал. Вспомните бессмертную комедию Эльдара Рязанова «Служебный роман»: ведь способ размещения сотрудников достопамятного учреждения, которое возглавляла Людмила Прокофьевна Калугина, был именно такой. Впрочем, нормой тогда все-таки был классический «кабинетный» способ. Но времена меняются, и вот в нашей стране широко распространилась система оpen space — система открытого пространства.
Сначала система оpen space была просто модной и — коль скоро она пришла к нам с Запада, прогрессивной новинкой. Логика того, кто первым подхватил идею подобного подхода к рабочему пространству, была проста: там, на Западе, очень серьезно относятся к вопросам эффективной организации труда, поэтому, раз уж такое придумали, значит, это хорошо.
Несколько позже российский работодатель нашел в «открытом пространстве» дополнительные плюсы, которые оказались для него чрезвычайно весомыми. Во-первых, система оpen space позволяет существенно экономить на общей площади офисного помещения, а снижение издержек — вечная головная боль каждого собственника. Во-вторых, проще решается вопрос контроля за деятельностью подчиненных — а этот момент для отечественного работодателя весьма актуален. В-третьих, система оpen space — это круто, модно и современно — а кому не хочется шагать в ногу со временем?
Так ли это? И да, и нет. Экономия общей площади — да. Контроль — да, но с большими оговорками, так как он позволяет наблюдать лишь за формальным соблюдением сотрудниками трудовой дисциплины. Круто, модно и современно — тоже не во всех случаях: слишком уж много побочных явлений у такого, казалось бы, удачного варианта, решающего «квартирный вопрос» на рабочем месте.
Каковы минусы оpen space? Во-первых, шум: когда в одном помещении собирается большое количество людей, которые по роду своей деятельности должны много говорить по телефону, шум неизбежен. Во-вторых, отсутствие личного пространства и необходимость все время контролировать свое поведение: ты все время на виду, любой твой поступок может быть замечен, и негативно истолкован… В-третьих, бытовые конфликты из-за открываемых или закрываемых некстати окон и включаемых кондиционеров, резких пищевых или парфюмерных запахов, неприязни «по персональному признаку». В-четвертых, быстрое распространение любой инфекции. В-пятых, частые проблемы с сохранением конфиденциальности. В-шестых… В общем, может возникнуть такое впечатление, что система оpen space — зло для наемных работников и не слишком-то серьезное подспорье для работодателя.
Что интересно, минусов в этой системе и впрямь больше, чем плюсов. И, пожалуй, бесспорным вообще можно назвать только один плюс — снижение издержек в плане аренды и ремонта — но он в восприятии работодателя перекрывает все минусы. К слову, для этого имеются объективные причины: собственник старается предельно сократить «человеческие» расходы не во всем, но во многом вынужденно, иначе он просто не выживет на пост-кризисном рынке. Ничего личного, как говорится… ну, почти ничего. Желание быть (или хотя бы выглядеть) «прогрессивным и современным» в сочетании с желанием держать под своим контролем все бизнес-процессы не стоит окончательно сбрасывать со счетов, но решающим фактором обычно оказывается именно вопрос экономии. Есть еще один плюс, который почему-то часто недоучитывается собственником, но весьма ценится наемными управленцами — быстрый обмен информацией, обсуждение проектов различными отделами. Так, например, оpen space является почти идеальным вариантом для некоторых сфер деятельности (рекламные и дизайнерские агентства, медиа и т.п.); правда, люди в креативном бизнесе редко когда безвылазно и «от сих до сих» находятся на работе.
Персонал в системе открытого пространства почти всегда видит исключительно отрицательные стороны. Люди жалуются на психологический и физический дискомфорт, невозможность создать уют на рабочем месте, напряжение, которое возникает по поводу и без повода. Но при этом они понимают, что никак не могут изменить ситуацию и реагируют своими собственными, не слишком конструктивными способами:
- «Голосуют ногами» — то есть, не выдержав такой обстановки, уходят работать в другое место, где поспокойнее;
- «Выгорают» и резко снижают качество работы, «отрываясь» на клиентах и — время от времени — друг на друге;
- «Окукливаются» — то есть адаптируются к ситуации настолько, что перестают замечать все, что происходит извне, но, увы, теряя при этом и понимание деталей собственного бизнес-процесса и, по сути, выполняя функции автоответчика.
Есть ли выход из такого положения — положения, при котором отказ от системы оpen space по каким-то причинам невозможен, а от работников требуются высокий профессионализм, лояльность интересам компании и уважение друг к другу? Есть. И найти этот выход не так уж сложно, а реализовать меры по стабилизации уровня физического и психологического комфорта тех, кто трудится в оpen space, цель достижимая: руководству следует ввести ряд правил «общежития в открытом пространстве», а HR-специалистам — обеспечить их соблюдение.
Каковы эти правила?
- Позаботиться о физическом комфорте сотрудников;
- Снизить до возможного предела уровень психологического дискомфорта;
- Использовать во благо компании и людям, работающим в ней, положительные стороны оpen space — хотя их немного, но они есть, и их можно развивать.
Физический комфорт — необходимое условие эффективной работы. Если вспомнить двухфакторную теорию Герцберга1, то сразу становится понятно: физический комфорт сотрудника — фактор гигиенический, и без него требовать от человека качественного выполнения обязанностей не имеет смысла. Поэтому крайне важно:
- Снизить уровень шума, позаботившись о наличии перегородок между сотрудниками во всех случаях, когда это возможно, и тщательно отрегулировав работу телефонных линий; оптимально расположить «тихие» и «громкие» отделы
- Установить и регулярно контролировать работу системы вентиляции и кондиционирования воздуха, поддерживать заданный температурный режим;
- Следить за качеством работы оргтехники — чтобы изображение на мониторах было четким, копировальный аппарат не выполнял функции обогревателя, а сервер не подражал звукам тромбона;
- Ввести и соблюдать стандарты в отношении времени и места приема пищи (исключить обед за компьютером) и в отношении использования парфюма — резкие запахи многих людей выбивают из рабочей колеи;
- Заранее принимать меры в отношении вакцинации сотрудников в преддверии очередных эпидемий гриппа;
- Инспектировать время от времени состояние офисной мебели — не разболтались ли ножки у компьютерного стола, не отлетело ли колесико у вращающегося кресла, не перегорела ли лампа в светильнике; если что-то не в порядке — быстро исправить;
- Обособить зоны для курения — так, чтобы даже частичка никотинового дыма не попадала в общий зал;
- Всегда иметь запас питьевой воды (особенно — в жаркое время года).
2. Снижение уровня психологического дискомфорта предполагает:
- Обеспечение физического комфорта (да-да, физическое состояние очень тесно связано с душевным, хотя мы порой об этом и забываем);
- Целенаправленное проведение мероприятий в сфере командообразования (если уж люди вынуждены сидеть скопом, то гораздо лучше, чтобы это была команда, а не «террариум единомышленников»);
- Наличие «комнаты психологической разгрузки» — как самый экономичный вариант — просто место, где можно в течение дня один-два раза просто посидеть в тишине в удобном кресле и расслабиться; вариант «продвинутый» предполагает покупку и монтаж спецоборудования и работу над интерьером такой комнаты («сухой бассейн», цветомузыка, ароматерапия, красивые фотографии, аквариум с экзотическими рыбками, «зимний сад» и т.п.);
- Внедрение и соблюдение стандартов в плане использования личного мобильного телефона;
- Предельно четкая регламентация поведения людей в оpen space — так, чтобы все правила были понятны, прозрачны, и чтобы как можно меньше было самодеятельности в этой сфере со стороны сотрудников;
- Подготовка специалиста, который работал бы местной «жилеткой» (это может быть эйчар, офис-менеджер или просто проверенный сотрудник, изъявивший желание развиваться в этой сфере), снимая излишнее нервное напряжение у коллег и предупреждая/разрешая межличностные конфликты;
- Обучение всех сотрудников техникам стресс-менеджмента и конфликт-менеджмента — если они сами себе не будут помогать, то не спасут никакие инициативы руководства.
3. Использовать положительные стороны оpen space — это:
- Поощрение неформального наставничества — когда кто-то из сотрудников по доброй воле помогает менее опытным коллегам быстрее войти в курс дела;
- Развитие неформальных связей — если начальники и подчиненные работают бок о бок, следует почаще прибегать к «коротким» каналам общения;
- Экономия времени на совещания — надо всего лишь дать подчиненным команду оторваться от мониторов;
- Воспитание сотрудников компании в духе взаимопомощи.
Адаптивные способности человека очень широки, привыкнуть он может практически ко всему. Но если надо, чтобы он не только привык, но еще и был эффективен как сотрудник — надо создать ему условия. В этом — прямой интерес работодателя.
1 Двухфакторная теория мотивации — психологическая теория мотивации, созданная в конце 1950-х годов Фредериком Герцбергом. Согласно этой теории, на рабочем месте, наряду с определенными факторами, которые вызывают удовлетворение от работы, в то же время, существует отдельный набор факторов, который вызывает неудовлетворенность от работы.
Факторы, удерживающие на работе (гигиенические факторы) — административная политика компании, условия труда, величина заработной платы, межличностные отношения с начальниками, коллегами, подчиненными.
Факторы, мотивирующие к работе, (мотиваторы) — достижения, признание заслуг, ответственность, возможности для карьерного роста. Гигиенические факторы связаны со средой, в которой выполняется работа. По теории Герцберга, отсутствие или недостаток гигиенических факторов приводит к неудовлетворенности человека своей работой. Но, если они представлены в достаточном объеме, сами по себе они удовлетворения не вызывают и не способны мотивировать человека к нужным действиям.
